Wir suchen aktuell: Fachassistenz (m/w/d) im Abteilungssekretariat in Berlin
Wir brauchen Verstärkung in der Abteilung Ausbildung und Prüfungswesen und suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Fachassistenz (m/w/d) im Abteilungssekretariat
(Ausschreibungs-Nr.: 2024-40)
Sie sind kommunikationsstark und eine erfolgreiche Teamarbeit ist Ihnen sehr wichtig? Sie strukturieren Ihre Arbeit selbständig, behalten auch unter stressigen Arbeitsbedingungen den Überblick und können sich für Organisationsaufgaben begeistern? Sie sind engagiert und finden immer den richtigen, verbindlichen Ton im Umgang mit unseren Kunden? Sie sind genau richtig bei uns!
Als Handwerkskammer Berlin sind wir Dienstleisterin für unsere Mitgliedsunternehmen, Selbstverwaltungseinrichtung und Interessenvertreterin gegenüber Politik und Gesellschaft. Unser Leistungsportfolio umfasst die Betreuung und Unterstützung von über 30.000 Handwerksbetrieben im Land Berlin. In der Summe bieten unsere Mitgliedsunternehmen 180.000 Erwerbstätigen einen Arbeitsplatz und rund 8.500 Auszubildenden eine berufliche Perspektive. Nähere Informationen hierzu: www.hwk-berlin.de
Diese Aufgaben erwarten Sie:
- Sie erledigen eigenständig Sekretariatsaufgaben (z. B. externe und interne Korrespondenz; Organisation, Koordination, Nachhalten von in- und externen Terminen; Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen; Erstellung von Protokollen; Unterstützung bei kaufmännischen Prozessen)
- Sie übernehmen den Erstkontakt am Telefon und leiten mögliche Anfragen an die zuständigen Ansprechpartner*innen weiter
- Sie sichten E-Mail-Anfragen und stellen diese den Fachbereichen zur abschließenden Bearbeitung zur Verfügung
- Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei inhaltlichen Aufgabenstellungen (z. B. Erstellen von Präsentationen, Listen usw.) und die Fachbereiche bei administrativen Tätigkeiten (z. B. Bearbeitung des Postein- und ausgangs, scannen, Dateneingaben, Organisation von Veranstaltungen usw.)
- Sie wirken bei Prozessen des Qualitätsmanagements mit
- Sie sind Auskunftsstelle für Mitarbeiter*innen und Kund*innen
- Sie führen die elektronische Akten- und Dokumentenverwaltung durch
Ihr Profil:
- Sie verfügen über einen kaufmännischen oder vergleichbaren Abschluss
- Erfahrungen als Assistenz in einem Sekretariat sind wünschenswert
- Sie haben idealerweise Erfahrung in der Zusammenarbeit mit kleinen und mittelständischen Betrieben sowie Organisationen des Handwerks (z. B. Innungen) im Bereich der Berufsbildung
- Sie besitzen nachweislich sehr gute EDV-Kenntnisse (Arbeit mit einer Verwaltungssoftware, MS Office für Windows, Internet)
- Sie arbeiten korrekt, ergebnisorientiert und haben Durchsetzungsvermögen
- Sie zeichnet eine schnelle Auffassungsgabe und eine gute Leistungs- und Lernbereitschaft aus
- Sie verfügen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C1-Niveau oder höher) für die tägliche Kommunikation und schriftliche Korrespondenz
- Idealerweise bringen Sie Englischkenntnisse auf B1-Niveau mit
Was wir bieten:
Eine auf Dauer angelegte Vollzeittätigkeit (derzeit 39,4 Stunden/Woche), die zunächst auf ein Jahr befristet ist und anschließend unbefristet verlängert werden kann. Darüber hinaus bieten wir Ihnen:
- Einen modernen und sehr gut erreichbaren Arbeitsplatz mitten in Berlin
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten (Gleitzeit) für eine gute Work-Life-Balance
- Nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit: i. d. R. Möglichkeit des Mobilen Arbeitens (tageweise)
- Aktive Gesundheitsförderung und Präventionsangebote (machtfit)
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vergütung nach TVL, inklusive betrieblicher Alters- und Hinterbliebenenversorgung (VBL), tarifliche Jahressonderzahlung, 30 Tage Erholungsurlaub (zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.)
- Hauptstadtzulage/Firmenticket (derzeit bis Oktober 2025)
Die Bewerbung von Frauen ist ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Konnten wir Sie überzeugen? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe der Ausschreibungs-Nr.: 2024-40.
Bitte bewerben Sie sich bis zum 28.11.2024 über den unten angezeigten Button „Jetzt online bewerben“.